Was darf in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein?

Die Betriebskostenabrechnung ist ein wichtiges Dokument im Mietverhältnis, das die tatsächlichen Kosten für die Nutzung und Bewirtschaftung einer Immobilie aufschlüsselt. Für Mieter und Vermieter gleichermaßen relevant, bestimmt sie oft über Nachzahlungen oder Rückerstattungen. Doch nicht alle Kosten dürfen ohne Weiteres auf den Mieter umgelegt werden. Eine genaue Kenntnis der zulässigen Positionen ist daher unerlässlich, um Streitigkeiten zu vermeiden und eine faire Kostenverteilung zu gewährleisten.

Gesetzliche Grundlagen der Betriebskostenabrechnung

Die rechtliche Basis für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese Regelwerke definieren präzise, welche Kosten als Betriebskosten gelten und somit auf den Mieter umgelegt werden können. Der § 556 BGB legt dabei fest, dass Betriebskosten die Kosten sind, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen.

Die BetrKV konkretisiert diese Definition und listet in § 2 detailliert auf, welche Kostenarten als Betriebskosten gelten. Diese Aufzählung ist für Wohnraummietverhältnisse abschließend, was bedeutet, dass Kosten, die hier nicht aufgeführt sind, grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Für Vermieter ist es daher essenziell , sich strikt an diesen Katalog zu halten, um rechtssicher abrechnen zu können.

Umlagefähige Betriebskosten nach BetrKV

Die BetrKV definiert eine Vielzahl von Kostenarten, die als umlagefähige Betriebskosten gelten. Diese lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, die im Folgenden näher erläutert werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht jede Immobilie alle diese Kosten verursacht – die tatsächlich umlegbaren Kosten hängen von der spezifischen Beschaffenheit und Ausstattung des Gebäudes ab.

Heizkosten und Warmwasserversorgung

Zu den zentralen Posten in der Betriebskostenabrechnung gehören die Kosten für Heizung und Warmwasser. Diese umfassen:

• Brennstoffkosten oder Kosten für Fernwärme
• Betriebsstrom für die Heizungsanlage
• Kosten für Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage
• Kosten für regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und -sicherheit
• Kosten der Abgasuntersuchung

Die Abrechnung dieser Kosten unterliegt zusätzlich den Bestimmungen der Heizkostenverordnung, die eine verbrauchsabhängige Verteilung von mindestens 50% und höchstens 70% der Gesamtkosten vorschreibt.

Grund- und Gebäudekosten

Zu den grundlegenden umlagefähigen Kosten zählen:

• Grundsteuer
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebühren für die Entwässerung des Grundstücks
• Kosten für den Betrieb von Aufzügen

Diese Kosten fallen in der Regel unabhängig vom individuellen Verbrauch an und werden meist nach der Wohnfläche auf die Mieter verteilt.

Ver- und Entsorgungskosten

Hierunter fallen Kosten, die direkt mit der Nutzung der Wohnung zusammenhängen:

• Wasserversorgung und Entwässerung
• Betrieb einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage
• Betrieb einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage
• Kosten des Betriebs der zentralen Wascheinrichtung

Bei diesen Posten ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung oft möglich und sinnvoll, um eine gerechte Kostenverteilung zu gewährleisten.

Reinigung und Pflege

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören auch:

• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung

Diese Kosten tragen zur Instandhaltung und zum ordnungsgemäßen Betrieb der Immobilie bei und können daher auf die Mieter umgelegt werden.

Sicherheit und Versicherungen

Schließlich können auch folgende Kosten in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden:

• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten für Gemeinschafts-Antennenanlagen oder des Breitbandkabelanschlusses

Diese Positionen dienen der Absicherung des Gebäudes und der Bereitstellung bestimmter Dienstleistungen für die Mieter.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung sorgfältig prüfen, ob alle aufgeführten Kosten tatsächlich umlagefähig sind und im Mietvertrag vereinbart wurden.

Nicht umlagefähige Kosten in der Abrechnung

Ebenso wichtig wie die Kenntnis der umlagefähigen Betriebskosten ist das Wissen um jene Kosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten muss der Vermieter selbst tragen, da sie in der Regel mit der Erhaltung und Verwaltung des Eigentums zusammenhängen.

Instandhaltung und Reparaturen

Zu den nicht umlagefähigen Kosten gehören insbesondere:

• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes
• Reparaturkosten für Gemeinschaftseinrichtungen
• Kosten für die Verwaltung des Gebäudes
• Kosten für Modernisierungsmaßnahmen

Diese Kosten sind Teil der Eigentümerpflichten und können nicht auf die Mieter abgewälzt werden. Sie dienen dazu, den Wert der Immobilie zu erhalten oder zu steigern und fallen in die Verantwortung des Vermieters.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Abgrenzung zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Instandhaltungskosten manchmal fließend sein kann. So sind beispielsweise die laufenden Kosten für die Wartung eines Aufzugs umlagefähig, während die Kosten für eine größere Reparatur oder den Austausch des Aufzugs vom Vermieter zu tragen sind.

Verteilerschlüssel für Betriebskosten

Die Verteilung der Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien erfolgt nach bestimmten Schlüsseln, die im Mietvertrag festgelegt sein müssen. Der am häufigsten verwendete Verteilerschlüssel ist die Wohnfläche, aber auch andere Methoden wie die Verteilung nach Personenzahl oder nach Verbrauch sind möglich und in bestimmten Fällen sogar vorgeschrieben.

Wohnfläche als Berechnungsgrundlage

Die Verteilung nach Wohnfläche ist der Standardfall und wird angewendet, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde. Hierbei werden die Gesamtkosten durch die Gesamtwohnfläche des Gebäudes geteilt und dann mit der Wohnfläche der jeweiligen Mieteinheit multipliziert. Diese Methode ist besonders für Kosten geeignet, die nicht direkt vom Verbrauch abhängen, wie etwa die Grundsteuer oder Versicherungskosten.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Gesamtkosten	Gesamtwohnfläche	Wohnfläche der Mieteinheit	Anteil des Mieters
10.000 €	1.000 m²	80 m²	800 €

In diesem Fall würde der Mieter einer 80 m² großen Wohnung 8% der Gesamtkosten tragen, was 800 € entspricht.

Fristen und Formvorschriften der Betriebskostenabrechnung

Die Erstellung und Zustellung der Betriebskostenabrechnung unterliegt strengen zeitlichen und formellen Vorgaben. Vermieter müssen diese Fristen und Formvorschriften genau einhalten, um ihre Ansprüche auf eventuelle Nachzahlungen nicht zu verlieren.

Die wichtigste Frist betrifft den Zeitpunkt der Zustellung der Abrechnung an den Mieter. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Formell muss die Betriebskostenabrechnung bestimmte Mindestanforderungen erfüllen:

• Gesamtkosten für jede Betriebskostenart
• Erläuterung des Verteilerschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Auflistung und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Die Abrechnung muss zudem übersichtlich und für einen durchschnittlichen Mieter verständlich sein. Eine tabellarische Darstellung ist üblich und empfehlenswert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Prüfung und Einspruchsmöglichkeiten des Mieters

Mieter haben das Recht und sollten es auch wahrnehmen, die erhaltene Betriebskostenabrechnung sorgfältig zu prüfen. Dies umfasst nicht nur die Überprüfung der Berechnungen, sondern auch die Frage, ob alle abgerechneten Kosten tatsächlich umlagefähig sind und ob der korrekte Verteilerschlüssel angewandt wurde.

Belegeinsichtsrecht nach § 259 BGB

Ein wichtiges Instrument für Mieter ist das Recht auf Einsichtnahme in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege. Dieses Recht ergibt sich aus § 259 BGB und ermöglicht es dem Mieter, die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in Rechnungen, Verträge und andere relevante Dokumente gewähren.

Die Belegeinsicht sollte in angemessener Zeit und an einem geeigneten Ort erfolgen. In der Regel ist dies die Wohnung oder das Büro des Vermieters. Eine Kopie der Belege kann der Mieter verlangen, muss aber die Kosten dafür tragen.

Einspruchsfrist von 12 Monaten

Mieter haben nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten, um Einwendungen gegen die Abrechnung geltend zu machen. Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung und gilt unabhängig davon, ob der Mieter eine Nachzahlung geleistet hat oder nicht.

Es ist ratsam, Einwendungen schriftlich und möglichst detailliert vorzubringen. Der Mieter sollte genau darlegen, welche Punkte der Abrechnung er beanstandet und warum. Dies kann sich auf fehlerhafte Berechnungen, nicht umlagefähige Kosten oder falsche Verteilerschlüssel beziehen.

Möglichkeiten der Kürzung bei Fehlern

Entdeckt der Mieter Fehler in der Betriebskostenabrechnung, hat er verschiedene Möglichkeiten zu reagieren:

• Bei offensichtlichen Rechenfehlern kann eine Korrektur verlangt werden.
• Nicht umlagefähige Kosten können aus der Abrechnung herausgerechnet werden.
• Bei

• Bei fehlerhafter Anwendung des Verteilerschlüssels kann eine Neuberechnung gefordert werden.
• In bestimmten Fällen, wie z.B. bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung, können Mieter die Abrechnung um bis zu 15% kürzen.

Es ist wichtig zu betonen, dass Mieter trotz Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung zunächst zur Zahlung verpflichtet sind. Sie können jedoch die Zahlung unter Vorbehalt leisten und später eine Rückerstattung fordern, wenn sich ihre Einwände als berechtigt erweisen.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Betriebskostenabrechnung ein komplexes Thema ist, das sowohl Vermieter als auch Mieter vor Herausforderungen stellen kann. Eine genaue Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben, eine sorgfältige Erstellung und Prüfung der Abrechnung sowie eine offene Kommunikation zwischen den Parteien können dazu beitragen, Streitigkeiten zu vermeiden und ein faires Ergebnis für alle Beteiligten zu erzielen.

Haben Sie als Mieter oder Vermieter Fragen zur Betriebskostenabrechnung? Es kann sinnvoll sein, sich in komplexen Fällen professionelle Unterstützung zu suchen, sei es durch einen Mieterverein, einen Vermieterverband oder einen spezialisierten Rechtsanwalt. Diese können nicht nur bei der Prüfung der Abrechnung helfen, sondern auch bei der Durchsetzung von Rechten oder der Abwehr unberechtigter Forderungen.